Implementación de un sistema informático (Parte I)

En esta serie de notas vamos a explicar todo lo que Ud. debería tomar en cuenta para llevar a cabo una correcta selección e implementación de un sistema informático para su empresa.

La implementación de un sistema es una tarea mucho mas compleja de lo que puede pensarse a primera vista. Involucra a un sinnúmero de factores humanos, comerciales, técnicos y económicos. Es una labor que requiere de un adecuado planeamiento. La teoría dice que deben realizarse varios pasos sucesivos, reuniones, relevamientos, presentación de informes, etc. Pero la realidad nos dice que casi siempre (por no decir siempre) que se solicita la instalación de un sistema es “para ayer”. Comprender esto es importante ya que encontrar el término medio adecuado entre lo teórico y las necesidades reales del usuario forma parte importante en este proceso.

Reunión preliminar entre las partes implicadas:

Es el primer paso a dar. Una reunión en la cual se tracen los lineamientos principales del proyecto. En esta reunión deben participar principalmente el dueño o gerente de la empresa, el responsable del área contable-administrativa y el profesional de sistemas. Debe quedar claramente establecido el objetivo del sistema.

¿Qué funciones va a llevar a cabo el sistema? ¿Facturación de ventas, compras, control de stock, caja?

Determinarán las necesidades y los medios de que se dispone para poder dar una solución posible de realizar. Entre estos últimos encontramos medios económicos, personal disponible y su nivel de capacitación, espacio físico, tiempo, etc. ¿Cuántas computadoras son necesarias? ¿Cuántas puede adquirir la empresa? Si tiene computadoras ¿son las apropiadas para el nuevo sistema? ¿Está la instalación eléctrica en condiciones adecuadas? ¿Hay alguna restricción de tiempo para la implementación? El sistema necesario... ¿existe o hay que modificar otro? ¿Adecuar el sistema a la empresa o la empresa al nuevo sistema?

Cuando se va a implementar un nuevo sistema suelen darse dos situaciones:

a) Implementación del primer sistema de la empresa: cuando se implementa un sistema por primera vez es muy importante mostrarle al futuro usuario del mismo todos los aspectos involucrados en el mismo. Debe saber los beneficios que va a obtener al ahorrar recursos, obtener información que le permita tomar mejores decisiones, atender mejor a sus clientes, proveedores y empleados. También debe quedar en claro que deberá afrontar un cambio en la forma en que se realizan muchas de las tareas actuales y en las personas que las realizan. Es un trabajo en conjunto: el sistema debe estar listo e instalado por parte del proveedor del mismo y al mismo tiempo el usuario debe disponer del equipamiento adecuado a los requerimientos del sistema y en condiciones óptimas de trabajo (ubicación física, red bien configurada, programa antivirus, instalación eléctrica, etc.), el personal debe contar previamente con un conocimiento mínimo del manejo de PC y otorgarle el lugar y tiempo necesario para la capacitación.

b) Migración desde otro sistema preexistente: en este caso nos encontramos con que la empresa ya posee un sistema en funcionamiento. Es muy importante tener en claro el motivo principal del cambio de sistema para hacer hincapié en ello al momento de vencer la resistencia al cambio que va a aparecer en mayor o menor medida entre quienes se encargarán de operarlo. También hay que evaluar la posibilidad o no de migración de datos de los archivos, cambios en el diseño de formularios preimpresos, utilización de sistemas en paralelo durante un tiempo para auditoría -siempre que administrativamente esto sea posible-, utilización de la misma plataforma de software de base, entre otros ítems. Teniendo experiencia previa en la utilización de sistemas el usuario ya conoce qué puede pedir y el personal está familiarizado en cierta medida con el uso de herramientas informáticas.

(Continuará)

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Conversión de documentos Word a páginas Web

Guardar documentos como páginas Web le ofrece una manera fácil de dejar que otros vean sus documentos escritos con Microsoft Word sin necesidad de tener esa aplicación instalada en su PC. Lo único que debe hacer es seleccionar Guardar como página Web en el menú Archivo. También puede elegir Cambiar título para dar a la página un título diferente al nombre de archivo. Los archivos que se guardan como páginas Web tienen la extensión de archivo .htm, y se pueden abrir con diversos programas de procesamiento de texto, así como Internet Explorer y Netscape Navigator. Para estar seguro de que su página se ve como usted quiere, seleccione la vista previa de la página Web en el menú Archivo. También puede guardar archivos de Exel, Access y PowerPoint como páginas Web.

Artículo escrito por Marge Brown.

Fuente: Revista PC MAGAZINE Vol. 12 Nº.10

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NOVEDADES

Solución móvil para empresas

Introducción

Siguiendo la línea exitosa de los productos Cassiopeia, Casio lanza su nuevo modelo industrial, el EG-800. Equipamiento diseñado para el uso diario en condiciones extremas, manteniendo todas las facilidades de utilización de su línea de equipamiento portátil, mas una increíble y sólida robustez.

Mercado

Debido a la creciente necesidad de confiabilidad, seguridad en los datos y la durabilidad en los equipamientos portátiles en ese segmento del mercado, Casio desarrollo el modelo EG-800, innovando en sus características de diseño, desempeño, seguridad y performance. Con el modelo EG-800, Casio pretende atender principalmente el mercado corporativo de las aplicaciones de Fuerza de Ventas, CRM, Transportes, Encuestas, Captura de Datos en la calles, etc...

Este dispositivo funciona con sistema operativo Windows CE, que es la versión de Windows especialmente diseñada para handhelds. Utilizando una interfaz conocida e intuitiva se logra una rápida adaptación a su uso. Entre otras aplicaciones incluidas están las versiones CE de Outlook, Internet Explorer, Word, Excel; posee capacidades multimedia, permite el desarrollo de aplicaciones a medida y el acceso a Internet.

HARDWARE

Procesador : –150 MHZ MIPS
Sistema Operativo : Windows CE 3.0 Pocket PC
Memoria RAM : 32 MB
Memoria Flash ROM (No Volátil) : 16 MB
Compact Flash : Un Slot tipo II (Para GPS, Radio Frecuencia, Lector Código Barras, Almacenamiento, etc…)
Comunicación : RS-232c + IrDa Port
Batería Recargable : Lithium-Ion (autonomía de hasta 14 horas de uso continuo)
Durabilidad / Resistencia : Soporta caídas de 1m sobre concreto
Temperatura de operación : de –5° C a 50° C
Hermeticidad : Equipamiento resistente IP 52 (lluvia, spray, polvo)
Dimensiones : 85 x 135 x 25.5 mm
Peso : 295 gramos

Avanza ADSL

Estamos constatando personalmente el avance que está teniendo (al menos en Córdoba) la instalación de internet banda ancha vía ADSL. El comentario general de los usuarios es que se están obteniendo mas beneficios que los que previamente se esperaban. Instalando proxys y compartiendo la conexión entre las computadoras de una red se multiplica la productividad y posibilidad de comunicación y colaboración en línea a un sector de la economía para el cual hasta no hace mucho este tipo de opciones eran inalcanzables.

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VIRUS

Los virus mas frecuentemente reportados en Octubre (según Computer Associates) han sido los siguientes:

1. Win32.Magistr.24876 Virus
2. Win32.Magistr.29188 Virus
3. Win32.SirCam.137216 Worm
4. Win32.Hybris.B Worm
5. VBS.Happytime Worm

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UN POCO DE HUMOR

La pareja estaba súper animada en la cama, cuando suena el teléfono. La mujer atiende y después de colgar
le dice al compañero:
Era mi marido... dijo que va a llegar mas tarde porque esta jugando al poker con vos...

Conclusiones femeninas sobre los hombres:

El hombre le pregunta a Dios:

H:- Por qué has hecho a la mujer tan bella?
D:- Para que te enamores de ella.
H:- Y entonces, por qué la has hecho tan tonta?
D:- Para que se enamore de ti.

Las mujeres tenemos muchos defectos, los hombres solo dos: "todo lo que
hacen y todo lo que dicen".

Las mujeres solteras se quejan de que los hombres buenos están casados,
Las mujeres casadas se quejan de sus maridos. Esto prueba que los hombres
buenos no existen.

Los hombres de más de 40 tienen problemas para encontrar mujeres con su
propio nivel de madurez, es por eso que salen con mujeres de 20.

¿Por que el psicoanalista es más breve para el hombre que para la mujer?
Porque cuando hay que hablar de la infancia, los hombres todavía están alli.

¿Por que las tribus de Israel tardaron tanto en cruzar el desierto?
Porque los hombres no se detuvieron a preguntar la dirección.

Dios creo al hombre y dijo:
Realmente puedo hacerlo mejor.
Entonces... creo a la Mujer.

Los hombres son como la publicidad:
No se les puede creer ni el 50% de lo que dicen.

¿Por qué los hombres prefieren rubias tontas?
Porque buscan compañía intelectual.

¿Qué es lo que se infiere instantáneamente al ver a un hombre bien vestido?
Que su mujer tiene muy buen gusto.

¿Porque qué los hombres son como los ovnis?
Porque no se sabe de donde vienen, cuál es su misión, ni cuánto tiempo van a quedarse.

¿Por qué los hombres son como el clima?
Porque hagas lo que hagas no los puedes cambiar.

¿Cuál es la diferencia entre un hombre y un bebé?
Uno puede ser permanentemente quejoso y hasta insoportable, el otro es solo un bebé...

¿Por qué los hombres son como los diplomas?
Porque te tardas años en conseguir uno, y una vez que lo tienes no sabes que hacer con él.

(Fuente: www.Humormdq.com)

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PARA REFLEXIONAR

Cuando aquella tarde llegó a la vieja estación le informaron que el tren en que ella viajaría se retrasaría aproximadamente una hora.
La elegante señora, un poco fastidiada, compró una revista, un paquete de galletitas y una botella de agua para pasar el tiempo.
Buscó un banco en el andén central y se sentó preparada para la espera. 
Mientras hojeaba su revista, un joven se sentó a su lado y comenzó a leer un diario.
Imprevistamente, la señora observó cómo aquel muchacho, sin decir una sola palabra, estiraba la mano,  agarraba el paquete de galletitas, lo abría y comenzaba a comerlas, una a una,  despreocupadamente.
La mujer se molestó por esto,  no quería ser grosera, pero tampoco dejar pasar aquella situación o hacer de cuenta que nada había pasado; así que, con un gesto exagerado, tomó el paquete y  sacó una galletita, la exhibió frente al joven y se la comió mirándolo fijamente a  los ojos.
Como respuesta, el joven tomó otra galleta y mirándola la puso en su boca y sonrío.
La señora ya enojada, tomó una nueva galletita y, con ostensibles señales de fastidio, volvió a comer otra,  manteniendo de nuevo la mirada en el muchacho.
El diálogo de miradas y  sonrisas continúo entre galletita y galletita.
La señora cada vez más irritada, y el muchacho cada vez más sonriente.
Finalmente, la señora se dio cuenta de que en el paquete sólo quedaba la última galleta.
"No podrá ser tan caradura", pensó mientras miraba alternativamente al joven y al paquete de galletas.
Con calma el joven alargó la mano, tomo la última galletita, y con mucha suavidad, la partió exactamente por la mitad.
Así, con un gesto amoroso,  ofreció la mitad de la última galletita a su compañera de banco. -
"¡Gracias!" - dijo la mujer tomando con rudeza aquella mitad. -
"De nada" - contestó el joven sonriendo suavemente mientras comía su mitad.
Entonces el tren anunció su partida...
La señora se levantó furiosa del banco y subió a su vagón. Al arrancar, desde la ventanilla de su asiento vio al muchacho todavía sentado en el andén y pensó: " ¡Qué insolente, qué mal educado,  qué será de nuestro mundo!".
Sin dejar de mirar con resentimiento al joven, sintió la boca reseca por el disgusto que aquella situación le había provocado.
Abrió su bolso para sacar la botella de agua y se quedó totalmente sorprendida cuando encontró, dentro de su cartera, su paquete de galletitas intacto.

Cuántas veces nuestros prejuicios, nuestras decisiones apresuradas nos hacen valorar erróneamente a las personas y cometer las peores equivocaciones.
Cuántas veces la desconfianza ya instalada en nosotros, hace que juzguemos injustamente a  personas y situaciones, y sin tener un por qué, las encasillamos en ideas preconcebidas, muchas veces tan alejadas de la realidad que se presenta.
Así por no utilizar nuestra capacidad de autocrítica y de observación, perdemos la gracia natural de compartir y enfrentar situaciones, haciendo crecer en nosotros la desconfianza y la preocupación.
Nos inquietamos por acontecimientos que no son reales, que quizás nunca lleguemos a contemplar,  y nos atormentamos con problemas que tal vez nunca ocurrirán.

Dice un viejo proverbio...

Peleando, juzgando antes de tiempo y alterándose no se consigue jamás lo suficiente, pero siendo justo,  cediendo y observando a los demás con una simple cuota de serenidad, se consigue más de lo que se espera.

Dedicado a todos aquellos que al leer este cuento sienten que tienen o pueden dar otra oportunidad a alguien...

Nunca es demasiado tarde...

Siempre se está a tiempo... 

(Fuente: “HumorMDQ” Rodrigo Alejandro Sanz Ordoqui Rodri@humormdq.com    www.Humormdq.com)

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