| "Novedades
Informáticas" (C) COSMOS IT, 2001-2002
MAGAZINE
ELECTRONICO Vol. II, Nro.15 |
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| Editorial
Implementación
de un Sistema Informático (Parte VI -última-)
Business
Intelligence (BI)
Mensajería
instantánea - MSN Messenger
Curso
de Ventas
Para
reflexionar
Un poco de humor |
| Editorial |
| En este número tenemos varios artículos que esperamos sean
de su interés. Por un lado finalizamos con la serie de notas sobre
“Implementación de Sistemas Informáticos”, se comenta
la “Inteligencia de Negocios” (Business Intelligence),
hacemos una introducción a la mensajería instantánea, iniciamos
un curso de ventas y marketing y como siempre nuestra habitual
sección de humor y reflexión.
Espero que los disfrute.
Bernardo Eugenio Casasnovas
Editor
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| Implementación
de un sistema informático (Parte VI –última-) |
| Y una vez funcionando... ¿Qué?
Una vez que un sistema informático está en funcionamiento a
pleno junto con su entorno administrativo podría decirse que ya
está listo y no hay nada mas que hacer.
Pues bien, ¿Qué pasa después? Pues espero que no crea que todo
quedará funcionando tal como está por siempre jamás. Existen innumerables
motivos humanos, técnicos, fortuitos- por los que el sistema o
alguno de sus componentes no funcione como es debido o lo que
es peor... deje de funcionar.
Hay personas que creen que las computadoras, sus componentes
y los sistemas instalados son elementos de libre mantenimiento.
Gran error. La única forma de que una PC no requiera mantenimiento
es manteniéndola apagada, y ni siquiera así: hace poco un usuario
nos pidió que revisáramos una PC que tenía guardada sin uso desde
hace tres o cuatro años y cuando la probamos nos dimos con que
la pila interna que se utiliza para mantener la configuración
interna y la fecha y hora del reloj se había sulfatado y “comido”
parte de la placa principal de la PC haciéndola inutilizable.
Resultado: una PC a la basura... casi sin uso.
Lo ideal es que alguien en su empresa, además de estar capacitado
en el sistema de gestión administrativo-contable, tenga un cierto
grado de conocimiento básico informático. ¿Cuál es ese conocimiento
básico?
Considero que en toda empresa debe existir alguien que sepa:
a) Apagar o reiniciar una PC desde el sistema operativo.
b) Utilizar el programa explorador de Windows para buscar,
ver, copiar, mover archivos dentro de una PC o desde una PC a
otra dentro de una red.
c) Recibir y enviar correo electrónico con archivos adjuntos.
d) Abrir y redactar documentos de texto y planilla de cálculo.
e) Abrir archivos compactados con Winzip.
f) Entrar a una página web y navegar a través de ella.
g) Conocer cómo se conectan (“enchufan”) los distintos
componentes de una PC (CPU, pantalla, teclado, ratón, impresora,
etc.), y verificar si a estos les llega electricidad o no.
h) Instalar o desinstalar un programa.
i) Actualizar un programa antivirus y ejecutarlo para que busque
posibles virus.
j) Interpretar los mensajes de advertencia o error que pudiera
mostrar el sistema operativo.
k) Conocimiento básico para interpretar inglés técnico en lectura.
¿Adónde quiero llegar con esto?
Primero: que es necesario realizar determinadas tareas periódicas
para mantener una computadora y sus sistemas en buen funcionamiento.
Esto incluye tareas como por ejemplo chequeo periódico del estado
del disco, respaldo de la información vital (y determinar cuál
es esa información), verificación del funcionamiento de los medios
de respaldo, mantenimiento en lugar seguro de los CD y disquetes
necesarios para instalar los dispositivos (módems, impresoras,
placas de red, etc.), del sistema operativo y de los programas
que se estén utilizando.
Segundo: que es necesario capacitar permanentemente al personal.
Con estas pautas puede determinarse la necesidad o no de contratar
un servicio de mantenimiento externo.
Si existe personal capacitado en la empresa y se siguen ciertas
rutinas de mantenimiento periódico, se reduce en gran medida la
posibilidad de que surjan problemas inesperados en el funcionamiento
general de los sistemas. Además, una persona capacitada está en
condiciones de brindar información específica ante un requerimiento
de un profesional informático y puede ser asistido con relativa
facilidad telefónicamente o por mail.
En este caso no es necesario contratar un servicio externo
que realice estas tareas. Solo será necesario en casos de problemas
mayores.
Pero si en su empresa no tiene personal con este grado de capacitación,
será conveniente que recurra a algún servicio brindado por un
profesional informático que efectúe las tareas de asistencia y
mantenimiento periódico de sus sistemas. Puede ser desde semanal
hasta semestral, dependiendo esto de la cantidad de equipos y
de los sistemas instalados.
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“Business
Intelligence (BI)” |
Cómo la “Business Intelligence (BI)“ puede ayudarlo
en su organización
Business Intelligence (Inteligencia de Negocio) es el proceso
de analizar los datos acumulados en su organización y extraer
información útil de ellos.
Es la respuesta que la tecnología ofrece para apoyar al tomador
de decisiones en la generación y obtención de información relevante,
en el tiempo correcto, en el lugar correcto, para evaluar indicadores de negocio, permitiéndoles tomar decisiones económicas mejores.
BI se ha convertido en la principal Tecnología de Información
que comunica en todos los niveles y apoya a la toma de decisiones,
utilizando toda la información disponible dentro y fuera de la
empresa.
La BI es una tecnología para el análisis de los datos que complementa
a su sistema de gestión.
¿Cómo
saber si requiere soluciones de BI?
- ¿Ha perdido
oportunidades de negocio por recibir información retrasada?
- ¿Cuánto
gasta para que alguien procese y entregue los datos que usted
necesita?
- ¿Cómo
controla en la actualidad los indicadores clave de negocio?
- ¿Cómo
presenta y/o recibe los reportes o informes mensuales?
- ¿Trabajo
horas extras el fin de mes para procesar documentos o reportes?
- ¿Puede
responder en un tiempo razonable para tomar decisiones importantes?
- ¿Sabe
con certeza si su gente está alcanzando los objetivos planeados?
- ¿Mantiene
una comunicación estrecha entre las áreas de su empresa hacia
una estrategia común?
- ¿Necesita
corroborar la confiabilidad de la información que tiene antes
de tomar decisiones?
La BI le permite:
- Incrementar
las ventas
- Profundizar
la relación con sus clientes
- Construir
mejores productos
- Proveer
mejor servicio
- Reducir
costos
- Tomar
mejores decisiones
La BI está para conseguir respuestas a las preguntas
importantes:
Análisis de Producto:
- ¿ Cuál de
mis productos es más rentable?
- ¿ Cuales productos
son menos rentable pero tienen una alta salida?
- ¿ Qué grupos
de productos existen para hogares con un ingreso anual >
$60.000?
Análisis
de Ventas:
- ¿
Cómo son las tendencias de las ventas en las sucursales de Santa Fe que
han abierto en los últimos 2 años, donde haya una competencia
dentro de los 4 kilómetros a la redonda?
- ¿
Qué líneas de productos tienen tendencia alcista en los ingresos
y qué grupo(s) de cliente(s) compran dichos productos?
Análisis de Clientes:
- ¿
Qué caracteriza a mis 10% más rentables clientes?
- ¿
Cuál es la tasa de retorno de los clientes tres meses después
de haber comprado el producto / servicio X?
- ¿ Quiénes son
los clientes más rentables entre los que han hecho una compra
mayor de dos desviaciones de estándar sobre el promedio para
los últimos seis meses?
Las
soluciones BI proveen respuesta a través de las unidades funcionales
de su negocio
- Marketing: El gerente de marketing
sigue las tasas de respuesta de la última campaña.
- Finanzas: Un ejecutivo monitorea
las métricas claves de performance, como ventas por región y
línea de productos, trimestre por trimestre.
- Servicio al Cliente: Un representante del Call
Center recibe recomendaciones cruzadas basadas en las preferencias
del clientes y la afinidad a los productos.
- Operaciones / manufactura: Un administrador de línea
recibe una alerta cuando la tasa de defectos en la línea de
producción ha excedido los estándares de la compañía.
La BI esta basada en varias actividades
relacionadas
- Data Mining
(o minería de datos): Descubre relaciones entres los puntos
de datos
- OLAP (Procesamiento
Analítico On Line): Análisis On Line de los datos transaccionales
- Consulta y
Reportes: Ve y manipula datos vía múltiples formatos de reportes
- Entrega de
información Proactiva: Recibe información planificada o disparada
por eventos vía web, inalámbrica o dispositivos de voz.
Las soluciones exitosas de BI deben:
- Proveer un
rápido retorno de la inversión
- Usar el hardware
y software promedio existente
- Ser ampliamente
adoptada por los usuarios a través de la organización
- Crecer y adaptarse
a las necesidades cambiantes del negocio
- Ser flexible
y sencilla de usar
- Soportar un
amplio rango de estándares de datos
- Usar Internet
y proactivamente entregar información de manera oportuna y personalizada
- Ser escalable
para manejar grandes volúmenes de datos y poblaciones de usuarios
- Potenciar a
los usuarios a tomar decisiones y generar acción
En Cosmos
IT queremos ser parte de esta tendencia en la cual el término
Business Intelligence será de uso común muy pronto, por ello y
gracias a la firma Microstrategy, proveedora de herramientas para
BI mediante su línea de productos Microstrategy 7i, somos partners
comerciales de ella.
Cualquier
consulta que desea realizarnos puede comunicarse con nosotros.
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Mensajería
Instantánea - MSN Messenger |
|
Para distintas tareas profesionales o por hobby, nos es muy útil
la utilización de la mensajería instantánea. Para esto existen
distintos programas, como el famoso ICQ, el MSN Messenger de Microsoft,
Y! de Yahoo, Trillian y otros más de gran utilidad.
Estos son programas residentes (están abiertos todo el tiempo)
que nos indican si otros usuarios se encuentran conectados a Internet
en ese momento. Evidentemente, que los otros usuarios también
tendrán que tener el mismo programa. Si se encuentran conectados
les podemos mandar un mensaje instantáneo chateando (escribiendo)
y nos pueden responder también al instante. ¿Qué sucede si la
otra persona dejó la PC encendida y no se encuentra frente a la
pantalla? El Messenger de Microsoft toma por defecto que si en
5 minutos no se toca una tecla o se mueve el mouse, les indica
a los demás conectados que el usuario se encuentra “Ausente”.
En caso de que se encuentre ausente o desconectado, el mismo programa
le facilita la tarea de enviarle un correo electrónico, y le indica
si tiene mensajes nuevos.
En caso de tener micrófono y parlantes, puede iniciar una conversación
de voz, conllevando con esto un gran ahorro en comunicaciones,
ya que si nos conectamos con alguien que se encuentre lejos, por
teléfono nos implicaría una llamada de larga distancia, en cambio
con el Messenger, gastamos menos que una llamada local.
Si tenemos una webcam, además de los parlantes y micrófono,
nos facilita la conexión con el NetMeeting (otro programa), para
que podamos vernos además de hablar con otra persona, gastando
solamente el pulso local o menos (si tenemos conexión 0610).
De esta manera, nos podemos comunicar con otra persona, a Nueva
Delhi, a Pekín, a Barcelona, a Nueva York o a la vuelta de nuestra
casa consumiendo menos del pulso local.
Algunas empresas lo están implementando para comunicarse con
sus sucursales o con proveedores.
En lo personal, tengo amigos en Barcelona y en México, con
los cuales me comunico diariamente cuando nos encontramos en el
Messenger, al igual que para atender consultas de clientes y amigos
que también están conectados.
Es muy económico en comunicaciones, muy práctico y divertido.
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| Curso
de ventas: VENDER ES UN ARTE |
| Podemos definir el arte de vender como el proceso por
el cual el vendedor:
1. Busca activamente al candidato.
2. Determina o crea la demanda sobre la base del análisis de las
necesidades del candidato.
3. Le muestra cómo sus servicios profesionales y sus recomendaciones
satisfacen mejor sus necesidades.
4. Persuade al candidato de que es ahora el mejor momento de comprar.
5. Después de la venta, se mantiene en comunicación con su cliente
para conservarlo satisfecho y revisa cada año el programa trazado
para asegurar la continuidad del producto. Al proceder así, se
ganará la confianza de su cliente, éste a su vez lo recomendará
a sus amigos, socios y conocidos, quienes a su vez serán fuentes
de nuevas ventas.
Se puede afirmar que la venta es una "conversación"
con una finalidad definida: inducir al candidato a decidirse a
hacer la compra que llenará de satisfacción tanto a él como a
usted. Para lograr verdadero éxito como vendedor, usted debe tomarle
gusto a la venta, aunque en realidad no se trata de ningún "deporte".
Las ventas ya no dependen de la "charlatanería", sino
del afianzamiento de unas relaciones sinceras y durables entre
usted y su cliente sobre la base de un esmerado servicio.
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| Para reflexionar |
|
”El vendedor más grande del mundo - Una mejor manera de vivir”
Este que es uno de los libros de autoayuda más importantes
que existen en a actualidad, trata de la historia de un vendedor
ya anciano que intenta trasmitir su enseñanza a un discípulo a
través de diez pergaminos que contienen principios para lograr
el éxito en el arte de vender.
Como su nombre lo indica está dirigido a vendedores,
pero puede ser leído por toda clase de lectores, ya que todos,
en una forma u otra, vendemos algo.
Veamos un resumen de los diez pergaminos que son
el centro de este libro.
1.- Me formaré buenos hábitos y seré el esclavo de esos
hábitos.
Es uno de los principios básicos para lograr las
empresas que nos proponemos, somos esclavos de los hábitos que
nos formamos, y estos deben ser, por lo tanto, buenos hábitos.
¿ Cómo se forma un hábito? La respuesta es muy sencilla, con
la repetición. Cómo dice Og Mandino en su libro:
"…porque cuando un acto se hace fácil mediante la repetición constante
se convierte en un placer realizarlo, y si es un placer realizarlo
corresponde a la naturaleza del hombre el realizarlo con frecuencia."
2.- Saludaré este día con amor en mi corazón.
Este pergamino se refiere a que el afecto que sentimos
hacia nuestros semejantes nos hace mejores vendedores, ellos descubren
el afecto en nosotros, " Podrán contradecir mi razonamiento;
podrán desconfiar de mis discursos; podrán desaprobar mi manera
de vestir; podrán rechazar mi rostro; y hasta podrán sospechar
de mis ofertas especiales; y sin embargo mi amor les derretirá
el corazón, al igual que el sol cuyos rayos entibian la más fría
arcilla".
3.- Persistiré hasta alcanzar el éxito.
Es la perseverancia el componente más importante
de conseguir nuestras metas, ni el talento, ni la suerte, ni las
relaciones por si solas pueden ayudarnos sin perseverancia.
4.- Soy el milagro más grande de la naturaleza.
Si hay algo que debemos explotar es que somos criaturas
únicas en la naturaleza, nunca ha nacido nadie exactamente igual
a nosotros, nuestra manera de hablar, caminar y de vender es única,
y debemos conservar esta singularidad. Como dijo el sabio Ralph
Waldo Emerson: "La imitación es un suicidio, la envidia es
ignorancia…"
5.- Viviré este día como si fuese el último día de mi vida.
Si vivimos este día como si fuera el último de nuestras
vidas, no debemos perder ni un minuto en lamentaciones sobre cosas
que no podemos modificar, sobre errores que hemos cometido y que
pertenecen al pasado. Nuestro último día debe ser nuestro mejor
día de ventas, realizar más visitas que nunca, vender más que
nunca, ganar más oro que nunca.
6.- Hoy seré el dueño de mis emociones.
Debemos recordar que podemos controlar nuestras
emociones, que nuestras acciones deben controlar nuestros sentimientos
y no al contrario.
"Si me siento deprimido cantaré.
Si me siento triste reiré.
Si me siento inferior vestiré ropas nuevas.
Si me siento inseguro levantaré la voz.
Si miedo me lanzaré adelante.
Si siento pobreza pensaré en la riqueza futura.
Si me siento incompetente recordaré éxitos del pasado.
Si me siento insignificante recordaré mis metas."
7.- Me reiré del mundo.
El hombre es el único animal con la capacidad de
encontrar el lado gracioso en todo lo que acontece, y debemos
cultivar esta cualidad. ¿Pero cómo reír cuando todo a nuestro
alrededor parece volverse en contra nuestra? Debemos entonces
repetir estas tres palabras: “Esto pasará también”.
8.- Hoy multiplicaré mi valor en un ciento por ciento.
Hoy multiplicaré mi valor en un ciento por ciento.
¿Y cómo lograré esto? Debo fijar metas para el día, la semana,
el mes, el año y mi vida. Nunca debemos preocuparnos por que nuestras
metas sean demasiado elevadas, porque: " ¿No es mejor
apuntar mi lanza a la luna y herir solamente a un águila que apuntar
mi lanza al águila y pegarle solamente a una roca?"
9.- Procederé ahora mismo.
Ningún mapa, por bueno que sea, puede transportarnos
ni a un centímetro de distancia. Es nuestra diligencia lo que
nos conduce al éxito.
10.- Oraré pidiendo directivas y orientaciones.
No debemos orar pidiendo cosas, debemos orar pidiendo
directivas para lograr estas cosas. Lo primero conduce a la pasividad,
lo segundo a hacernos las preguntas que nos conducen a lograr
el éxito.
OG MANDINO
Fuente: http://www.elmistico.com.ar/
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| Un poco de humor |
|
El taxista:
Un pasajero le toca el hombro al taxista para hacerle una pregunta.
El taxista grita, pierde el control del coche, casi choca con
un camión, se sube a la acera y se mete en un escaparate haciendo
pedazos los vidrios. Por un momento no se oye nada en el taxi,
hasta que el taxista dice:
-Mire amigo, ¡jamás haga eso otra vez! Casi me mata del susto.
El pasajero le pide disculpas y le dice:
-No pensé que se fuera a asustar tanto si le tocaba el hombro.
El taxista le dice:
-Lo que pasa es que es mi primer día de trabajo como taxista.
- ¿Y que hacía antes?.
-Fui chofer de carroza funeraria durante 25 años.
(Fuente: http://www.humormdq.com/
)
De Ingenieros:
a) Comprendiendo a los Ingenieros - Toma Uno:
Dos estudiantes de ingeniería estaban caminando por el campus
cuando uno de ellos dijo:
-"¿De donde sacaste esa magnifica bicicleta?"
El segundo contestó:
-"Bueno, Yo estaba caminando por ahí ayer, pensando en mis
trabajos, cuando una hermosa mujer apareció sobre esta bicicleta.
Tiró la bicicleta al suelo, se saco toda su ropa y dijo:
-"Toma lo que quieras".
El segundo ingeniero cabeceó afirmativamente:
- "¡Buena elección! ¡La ropa probablemente no te hubiera
entrado!".
b) Comprendiendo a los Ingenieros - Toma Dos:
Un arquitecto, un artista y un ingeniero estaban discutiendo acerca
de si era mejor pasar el rato con la esposa o con la amante.
- El arquitecto dijo que disfrutaba pasar el tiempo con su mujer,
construyendo una base sólida para una relación duradera.
- El artista dijo que disfrutaba pasar el tiempo con su amante,
porque con ella encontraba pasión y misterio.
- El ingeniero dijo: -"A mí me gustan las dos"
- "¡¿Las dos?!" Le preguntaron.
- "Sí. Si tienes una mujer y una amante, cada una de ellas
asumirá que estás pasando el rato con la otra, y puedes ir a la
fábrica y dejar el trabajo terminado."
c) Comprendiendo a los Ingenieros - Toma Tres:
- Para el optimista, el vaso está medio lleno.
- Para el pesimista, el vaso está medio vacío.
- Para el ingeniero, el vaso es el doble de grande de lo que debería
ser.
d) Comprendiendo a los Ingenieros - Toma Cuatro:
Un ingeniero estaba cruzando una ruta un día, cuando un sapo lo
llamó y le dijo:
- "Si me besas, me volveré una hermosa princesa".
El ingeniero se inclinó, tomó el sapo y se lo metió en el bolsillo.
El sapo volvió a hablar, y dijo:
- "Si me besas para que me vuelva una hermosa princesa, me
quedaré contigo durante una semana".
El ingeniero sacó el sapo del bolsillo, le sonrió y lo volvió
a meter en el bolsillo.
Entonces el sapo gritó:
- "Si me besas y me vuelvo una hermosa princesa, me quedaré
contigo y haré CUALQUIER cosa que quieras".
Otra vez el ingeniero sacó el sapo, le sonrió y lo devolvió al
bolsillo.
Finalmente el sapo preguntó:
- "¿Qué pasa? Te dije que soy una hermosa princesa, que me
quedaré contigo por una semana y haré lo que quieras. ¿Por qué
no me besas?"
El ingeniero dijo:
- "Mirá, soy un ingeniero. No tengo tiempo para minas, pero
un sapo que hable: ¡¡eso si que es interesante!!"
Tomen en consideración también esto:
- si se han despertado esta mañana sin ser ingenieros son afortunados,
- si en cambio se han despertado, no son ingenieros y una rubia
espectacular esta con ustedes en la cama son particularmente afortunados,
- si se han despertado, son ingenieros y una rubia espectacular
esta con ustedes en la cama, tranquilos: están soñando.
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