"Novedades
Informáticas" (c) COSMOS IT, 2001
MAGAZINE
ELECTRONICO Vol. II, Nro.13 |
| INDICE |
Implementación
de un sistema informático (Parte V)
Los siete hábitos de la gente altamente efectiva (Parte III)
Novedades Cosmos IT
Buscando un nombre para nuestra página web
Para reflexionar
Un poco de humor |
Implementación
de un sistema informático (Parte V) |
Actualización de preciosLos que vivimos en Argentina nos encontramos
con un cambio brutal del contexto económico en muy poco tiempo.
Hasta fines del 2001 vivimos casi una década de estabilidad de precios.
Muchos sistemas desarrollados en ese período han puesto énfasis
en las funciones mas solicitadas en un período de economía estable:
la atención al cliente, acortar los plazos de entrega de los proveedores
y la minimización del stock.El manejo de costos no era problema ya
que habiendo estabilidad se conocen de memoria todas las variables
al mantenerse estas prácticamente constantes a lo largo del tiempo.Pero de golpe todo cambia: una avalancha
de nuevas listas de precios de los proveedores, otros que ni siquiera
dan precios, necesidad de hacer stock de mercaderías y/o materia
prima, incertidumbre cambiaria, “dolar dependencia”.
Nos percatamos de que hasta lo que producimos en nuestro país nos
es cotizado al valor del dólar (¿?) y si ese valor pasa de 1 a más
de 3...Ya sé, hasta ahora no le he dicho nada
nuevo. Entonces vamos al grano. ¿Cuál es la prioridad hoy? Asegurarse
que con cada venta que realice obtiene ganancia, la suficiente para
cubrir el costo (con posible aumento) pero no tanta para que el
esquilmado consumidor pueda adquirir el producto. ¿Recuerda en la
época de los ’80 cuando los precios se aumentaban por el aumento
de costo, por la inflación del mes, por el aumento del dólar y “por
las dudas”? Hoy no se puede actuar de esa forma. El aumento
de precio debe ser el mínimo posible. Las estimaciones de posibles
aumentos deben ser precisas y también las actualizaciones de los
mismos.La actualización de precios de costos,
márgenes y venta es una tarea que, si hay gran variedad de mercadería,
proveedores o materia prima lleva mucho tiempo al sector de compras
y administración.Para poder tener agilidad y rapidez en
esta tarea es necesario que el sistema informático sea ágil y práctico.
Entre los puntos a destacar podemos mencionar los siguientes:La información debe registrarse una única
vez: si se ingresa una factura de compras en el mismo paso debe
quedar registrada la información fiscal para el IVA compras, la
cuenta corriente del proveedor, el ingreso al stock (en el depósito
que corresponda) de la mercadería, la verificación del precio -y
su actualización- de la factura contra el último registrado en el
sistema y de ser posible contra el precio pactado previamente con
el proveedor y si se encuentra un producto nuevo debe poder ser
dado de alta sin salir del procedimiento de carga. No hay tiempo
ni personal disponible para registrar varias veces un mismo documento.
Y recuerde que si no sabe a cuánto está comprando puede encontrarse
con sorpresas muy desagradables cuando llegue el momento de reponer
mercadería.La información debe ser actualizada lo
mas rápido posible: no puede darse el lujo de recibir una nueva
lista de precios el lunes y actualizar sus costos y precios el miércoles
o jueves. La actualización debe ser inmediata. Los sistemas que
poseen conexión en línea entre el sector de ventas con el de compras
y costos son primordiales.La mercadería debe estar muy bien organizada:
en un período inflacionario la mayoría de los precios se actualizan
en forma grupal por rubros o familias de productos, por proveedor
o por una combinación de estos dos factores. Si su listado de mercadería
o materia prima es una simple lista alfabética, pues deberá tomarse
el trabajo de planificar cuál es la mejor forma de agruparla. Optimice sus compras: si tiene la suerte
de que sus productos no son provistos por un único proveedor (cosa
cada día mas difícil hoy en Argentina) es importante para reducir
costos el poder hacer análisis comparativos del precio de un producto
entre distintos proveedores. Para ello debe tomarse el trabajo de
ir registrando las listas de precios de cada uno a medida que son
informadas. En este caso es imprescindible una correcta codificación
e identificación de la mercadería ya que un mismo producto puede
tener distintos códigos según el proveedor. Será necesario que se
le asigne a cada artículo un código interno propio que esté relacionado
con el código del proveedor y también con el código de barras si
la venta y/o el stock está controlado de esta forma.Posibilidad de relacionar el precio de
costo / venta con el valor del dólar: si bien es un tema odioso
y en la facturación no puede hacerse referencia al valor del dólar,
si sabemos que nuestro proveedor actualiza sus precios según el
valor del verde billete nosotros deberemos tener la posibilidad
de colocar en alguna parte del sistema la cotización actual para
que automáticamente los precios de venta estén actualizados.Estos, si bien no son todos, son algunos
de los factores por los cuales la venta y el cálculo “a ojo”
de los precios no son “viables” –utilizando una
palabra que está muy de moda últimamente-. A excepción, claro está,
de que usted sea uno de esos “afortunados” proveedores
“únicos” y que sus clientes no tengan otra alternativa
que comprarle.Aquel que tenga la mejor calidad de información
será el que obtenga ventajas en un mercado en el que lamentablemente
hoy no se compite por quién crece más sino por quien subsiste.Y para finalizar: el mejor sistema informático
siempre encontrará el mejor aliado en un buen personal administrativo
con capacidad de adaptación a los cambios, conocimientos, experiencia
y sobre todo mucho sentido común.(Continuará)
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Los
7 hábitos de la gente altamente efectiva (de Stephen R. Covey)
Parte III |
Con esta entrega finaliza
el resumen de este libro con los consejos más importantes para aprender
a administrar mejor nuestro tiempo y mejorar el rendimiento laboral
en todas las profesiones.
Los siete hábitos de las personas altamente efectivas materializan
muchos de los principios fundamentales de la efectividad humana.
Esos hábitos son básicos y primarios. Antes de que podamos comprenderlos
realmente, tenemos que entender nuestros propios paradigmas y saber
cómo realizar un cambio de paradigma.
Quinto hábito: Procure
primero comprender y después ser comprendido
La aptitud para la comunicación es la más importante de la vida.
Dedicamos a la comunicación la mayor parte de nuestras horas de
vigilia. Pasamos años dedicándonos a escribir, leer y hablar, pero
nadie nos enseñó a escuchar.
"Procure primero comprender” supone un cambio de paradigma
muy profundo. Lo típico es que primero procuremos ser comprendidos.
La mayor parte de las personas no escuchan con la intención de comprender,
sino para contestar. Este hábito busca promover la “escucha
empática”, es decir, escuchar al otro con la intención de
comprenderlo desde su marco de referencia, y sus necesidades, y
no desde nuestra posición y experiencia. En el plano de los negocios,
esto implica diagnosticar antes de prescribir, algo vital para no
tomar decisiones erróneas.
Saber ser comprendido es la otra mitad del quinto hábito, igualmente
esencial para alcanzar soluciones ganar / ganar.
Cuando uno puede exponer sus ideas con claridad, y lo que es más importante, en el contexto
de una comprensión profunda de los paradigmas y preocupaciones de
los otros, consigue aumentar significativa mente la credibilidad
de las propuestas que presenta.
Sexto hábito: La sinergia
¿Qué es la sinergia? Simplemente definida, significa que el todo
es más que la suma de sus
partes. La valoración de las diferencias (mentales, emocionales,
psicológicas) es la esencia de la sinergia. Y la clave para valorar
esas diferencias consiste en comprender que todas las personas ven
el mundo no como es, sino como son ellas mismas.
La persona verdaderamente
efectiva tiene la humildad y el respeto necesarios para reconocer
sus propias limitaciones perceptuales y apreciar los ricos recursos
que pone a su disposición la interacción con otras personas.
La relación entre las
partes es también el poder que permite crear una cultura en una
empresa. Cuanto más auténtico sea el compromiso, más sincera y sostenida
la participación en el análisis y resolución de los problemas, mayor
será la liberación de la creatividad de todos. Estoy convencido
de que ésta es la esencia del poder de enfoque japonés de la empresa,
que ha transformado el mercado mundial.
La sinergia da resultados.
Es la realización suprema de todos los hábitos anteriores. Enfrentados
a dos alternativas -la
nuestra y la errónea - podemos buscar una tercera alternativa sinérgica.
Casi siempre existe esa tercera alternativa; si la buscamos con una filosofía de
ganar / ganar y realmente procuramos
comprender, por lo general hallamos una solución mejor para
todos los interesados.
Séptimo hábito: Afile la sierra
Supongamos que estamos
en un bosque, cortando un árbol. Trabajamos durante cinco horas,
y alguien nos sugiere: ¿Porqué no se toma un descanso para afilar
la sierra y cortar más rápido?. Generalmente,
uno contestaría que “no tiene tiempo” para afilar la
sierra, ya que necesita terminar rápido con su trabajo.
El séptimo hábito consiste en tomar tiempo para afilar la sierra.
Engloba a todos los otros hábitos del modelo porque es el que los
hace posibles. Este último hábito es personal. Apunta a alcanzar
un equilibrio entre cuatro tipo de necesidades básicas:
a) NECESIDADES FISICAS: comer en forma
adecuada, realizar ejercicios, descansar lo suficiente.
b) NECESIDADES ESPIRITUALES: la dimensión
espiritual es nuestro centro, el compromiso con nuestro sistema
de valores. La idea es que cuando dedicamos tiempo a sumergirnos
en el centro del liderazgo de nuestras vidas, en lo que la vida
es en última instancia, ese centro abarca todo lo demás.
c) NECESIDADES MENTALES: nuestro desarrollo
mental proviene en forma fundamental de nuestra educación formal.
La mayoría de la gente deja que su mente se atrofie cuando deja
la universidad, dedicando el tiempo libre a ver televisión en vez
de leer y escribir.
d) NECESIDADES SOCIALES Y EMOCIONALES: mientras que
las dimensiones física, espiritual y mental están estrechamente
relacionadas con los hábitos primero segundo y tercero -centrados
en los principios de la visión, el liderazgo y la administración
personales- , la dimensión social/emocional enfoca los hábitos cuarto,
quinto y sexto -centrados en los principios del liderazgo interpersonal,
la comunicación empática y la cooperación creativa.
|
LOS
7 HÁBITOS - RESUMEN
|
|
Hábito |
Descripción |
Resultados |
I
- PROACTIVIDAD |
Hábito de la responsabilidad |
Capacidad de auto conducción |
| II
- EMPEZAR CON UN FIN EN MENTE |
Hábito del liderazgo personal |
Fijar objetivos claros |
| III
- ESTABLECER PRIMERO LO PRIMERO |
Hábito de la administración personal |
Priorizar lo importante
vs. lo urgente |
| IV
- PENSAR EN GANAR / GANAR |
Hábito del beneficio mutuo |
Consenso en la toma de decisiones |
| V
- PROCURAR PRIMERO COMPRENDER, DESPUÉS SER COMPRENDIDO |
Hábito de la comunicación efectiva |
Fomentar la empatía |
| VI
- SINERGIZAR |
Hábito de la interdependencia |
Unir fuerzas para lograr
un objetivo |
| VII
- AFILAR LA SIERRA |
Hábito de la mejora continua |
Resumen y equilibrio de los 7 hábitos |
¿QUIEN ES STEPHEN
R. COVEY?
Es el fundador y presidente
del centro de liderazgo que lleva su nombre, una institución con
más de 300 miembros que capacita y asesora a empresas, universidades
y organismos norteamericanos para que incrementen su rendimiento
laboral.Stephen Covey se recibió
en Hardvard con diploma de honor y obtuvo un doctorado en la Brigham
Young University. Además de ser autor de “Los siete hábitos
de la gente altamente efectiva”, Covey escribió otros libros,
como “Primero lo primero” y “El liderazgo centrado
en principios”, entre otros.Volver al índice |
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Seguimiento de Pedidos:
Para mejorar la intercomunicación con nuestros clientes,
hemos implementado a partir de hoy un sistema de seguimiento de
pedidos con acceso por Internet desde nuestro sitio Web.
¿De qué se trata?
Es un sistema mediante el cual los clientes de CosmosIT pueden realizar
consultas técnicas y/o pedidos de actualización de sistemas, disponible
en Internet.
¿Qué ventajas tiene?
Disponibilidad permanente: las 24 horas.
Consulta de pedidos anteriores: A diferencia de una consulta
telefónica o vía mail, éste sistema lleva una historia de sus pedidos
realizados y resueltos, de tal manera que Usted puede consultarlos
cuando desee.
Comunicación directa a los responsables: El sistema le envía a usted
un mail de confirmación de su pedido y al responsable de resolver
su pedido un mail con su mensaje. Si por ejemplo, un empleado de
su empresa ingresa un pedido, a usted le llegará un mail con el
pedido realizado.
Confirmación de Solución: Cuando un pedido suyo es resuelto, a Usted
le llegará un mail a su casilla de mensajes con la resolución de
su pedido. De esta manera no es necesario que Usted ingrese al sistema
de Seguimiento de Pedidos para saber como se solucionan sus pedidos.
¿Cómo se usa?
Se ingresa al mismo desde nuestro sitio Web www.cosmosit.com.ar en la opción del
menú “Seguimiento de Pedidos” .
Este es un servicio exclusivo para clientes de CosmosIT.
Usted puede consultar los pedidos que tenga pendientes de resolver,
o ver un listado de sus pedidos no resueltos y resueltos con su
solución, es decir, la historia de sus pedidos.
Si le interesa, puede consultar un detalle de su uso en nuestro
sitio Web.
Si lo que desea es probar el sistema puede ingresar con la clave
'demo', en cuyo caso usted puede consultar los pedidos realizados
por usted y otros usuarios 'demo' , pero no recibirá un mail de
confirmación, ni se le resolverán sus pedidos.
Ing. Pablo
R. Cáceres
Promoción sistema Tiempo Sueldos y Jornales:
continúa hasta el 31 de mayo de 2002 la promoción de este excelente
producto para empresas o estudios contables a tan solo $300. Vea
las características del mismo en www.cosmosit.com.ar/estudios
contables.htm
CD con
demos de los productos Cosmos IT: se ha creado un CD
con las versiones en demostración de los sistemas informáticos desarrollados
y representados por Cosmos IT. Si lo desea puede solicitarlo sin
cargo con solo enviar un mail con los datos de su empresa y por
correo le será enviado.
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Buscando
un nombre para nuestra página web |
Cuando comenzamos con el proyecto
de nuestro sitio web, pensamos primero en el material, en las fotos,
en el usuario al navegarla... pero uno se equivoca, ya nos adelantamos,
porque como primer paso tenemos que registrar nuestro nombre en
Internet.Se podría decir que lo más
fácil es el nombre, pero...Para empezar, el NIC
(ente que regula los nombres en internet) aquí en Argentina es administrado
por el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, el cual se encarga
de que no existan dos nombres iguales para Internet, que los nombres
no sean ofensivos, que se ingresen todos los datos del registrante,
y demás yerbas.Uno de los mayores problemas
con el que nos encontramos es que el NIC actualmente en Argentina
no cobra por registrar el dominio y otro que los dominios que están
en desuso no son actualizados. Más del 60% de los dominios registrados
en el NIC de Argentina no están en uso. ¿Por qué? Porque los dominios
son totalmente independiente de las marcas, por lo que si yo registro
el nombre de su empresa para internet, paso a ser el dueño de su
dominio y solamente si yo le hago el traspaso o lo doy de baja podrá
Ud. disponer de un dominio con el mismo nombre que su empresa.El NIC había establecido que
los dominios se renovarían cada dos años, y si no se hacía el trámite
se darían de baja inmediatamente, pero esto no se ha puesto en práctica.Lamentablemente hay gente
que está muy al vicio y que cree que se hará millonario registrando
dominios de los demás para vendérselo cuando lo necesite. Conocí
a un individuo que tenía registrados... ¡ochocientos dominios! (sí,
800), con la ilusión de venderlos. Tomaba la guía telefónica en
páginas amarillas o las revistas y miraba los nombres de las empresas,
si no tenían registrados sus nombres lo hacía él a su nombre. Los
que trabajamos seriamente estamos hartos de esta gente. No hay acción
legal alguna para recuperar el dominio, bueno, realmente si la hay,
pero no hay seguridad en ganar el pleito. Tiene que justificarse
para poner abogados... y sin ninguna garantía.Para saber si el nombre de
su dominio está disponible, puede consultar en www.nic.arEn caso de no disponer de
su dominio libre, hay que buscar alternativas. Cuando un cliente
nuestro (Córdoba Catering SRL) quiso registrar su dominio, nos encontramos
con que www.cordobacatering.com.ar estaba ya ocupado. Recurrimos a registrar www.cbacatering.com.ar
que sí estaba disponible.Como opción podemos registrar
un dominio internacional que sería www.cordobacatering.com (el ar del final significa que es de Argentina).El costo de registrar un dominio
internacional puede variar entre U$S 15 y U$S 45 (dólares americanos)
por año. Este registro tiene un plazo de duración (como debe ser)
y se puede pagar por uno, dos, cinco y hasta diez años de uso del
dominio.De igual manera, primero habrá
que averiguar si el dominio está disponible. Puede consultar en
www.directnic.com si su dominio está libre para ser registrado.Para los dominios internacionales
(.com) quienes los administran son empresas privadas, por lo que
distintas empresas regulan los nombres de los dominios, a diferencia
de aquí en Argentina que solamente lo regula un ente que es el Nic
de Argentina regulado por el Ministerio de Relaciones Exteriores
y Culto.Otra aspecto a tener en cuenta
al momento de elegir un dominio es su fácil pronunciación. Si su
empresa tiene como nombre una palabra con ocho consonantes y una
sola vocal, será un tanto difícil de escribir, acordarse e imagínese,
Ud al teléfono, y alguien le pregunta cómo se llama su web y se
lo tiene que decir telefónicamente ¿lo entenderían fácilmente o
se la tendremos que deletrear?Tengamos en cuenta que si
nuestro dominio se llama www.luna.com.ar nuestros correos serán ventas@luna.com.ar Procuremos que nuestro nombre sea fácil de recordar,
pronunciar y dictar, ya que nos ahorraremos varios disgustos y aclaraciones.
Si lo escriben mal, no nos encontrarán en la web, y todo el esfuerzo
habrá sido en vano. Cuando coloquemos nuestra
web en los motores de búsqueda o buscadores como yahoo, altavista,
google, etc. es muy probable que no nos busquen por nuestro nombre.
Al momento de registrarlos en los buscadores uno coloca el nombre
de la web, y luego las palabras relacionadas al contenido de la
web. Por ejemplo la empresa “Rulemanes
Norte” tiene su web llamada www.rulemanesnorte.com.ar y que en los buscadores está registrada con las palabras clave rulemanes,
norte, cordoba, Argentina, repuestos, automotores, rodamientos,
SKF y otras palabras afines. Aquél que busque en los buscadores
"rodamientos", "SKF", "automotores"
o cualquier otra búsqueda incluyendo estas palabras, tendrá en el
menú de opciones el sitio web de Rulemanes Norte.Alejandro J Casasnovas
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Una agradable tarde de sábado decidí llevar a mis hijos al zoológico.
Al llegar me acerqué al joven de la boletería y le pregunté el valor
de la entrada.El muchacho respondió:
- Adultos y niños
mayores de seis años, pagan diez pesos.
Mirando a mis hijos, me dijo:
- Si tienen seis
o menos entran gratis. ¿Qué edad tienen?
- El menor tiene
tres y el mayor acaba de cumplir siete, le indiqué.
- Es decir, debemos pagar veinte pesos.El joven de la
ventanilla se asombró:- Eh, señora,
¿se da cuenta que podría haberse ahorrado diez pesos? Si me hubiera
dicho que el mayor tenía seis, no me habría dado cuenta.
- Es posible, le respondí, pero los niños sí.
Autora: Patricia Fripp
Recibido de www.humormdq.com
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Una pareja se fue de vacaciones a una laguna donde se podía pescar.
El esposo amaba pescar al amanecer y a su mujer le encantaba leer.
Una mañana, el esposo volvió después de varias horas de pesca y
decidió tumbarse y dormir una pequeña siesta.
Aunque no estaba familiarizada con el lago, la esposa
decidió salir a pasear en el bote. Remó una pequeña distancia,
ancló el bote y retomó la lectura de su libro.
Al poco rato apareció el guarda en su bote. Llamó la atención de
la mujer y le dijo:
- Buenos días, señora... ¿Qué está
haciendo?
- Leyendo - respondió ella, pensando
"¿Es que acaso no es obvio?".
- Se encuentra en un área de pesca
restringida.
- ¡Pero si no estoy pescando...!
¿No lo ve?
- Si, pero tiene todo el equipo.
Tendré que llevarla conmigo y ponerle una multa.
- ¡Si usted hace eso lo denunciaré
por violación! -dijo la mujer indignada.
- ¡Pero si ni siquiera la he tocado...!
- ¡Si, pero tiene todo el equipo!
Moraleja: Nunca discutas con mujeres que saben leer.
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