INDICE

Editorial
Implementación de un sistema informático (Parte IV)
Los siete hábitos de la gente altamente efectiva (Parte II)
Novedades Cosmos IT
Sitios y páginas Web como promoción a bajo costo
Para reflexionar
Un poco de humor

Editorial

Implementación de un sistema informático (Parte IV)

Uno de los “mitos” en la implementación de sistemas informáticos es el pretender que el sistema controle el stock y que lo haga apenas instalado.
Que decepción se lleva el usuario cuando uno le explica que el control de stock es, sino el último, uno de los últimos módulos en implementarse. ¿Porqué? Si lo analizamos fríamente es bastante obvio, pero la ansiedad por controlar la mercadería hace que ese sea el primer impulso.
El control de stock, en una empresa que compra y vende mercadería por ejemplo, es el resultado del registro de todo el recorrido “físico” de la misma.

Debe registrarse:

a) el detalle de la compra, sea con remito o factura, y en el momento en que esta se lleva a cabo
b) el detalle de la venta, es decir que debe contarse con sistema de facturación en línea en tiempo real.
c) el detalle de los movimientos entre los distintos depósitos o secciones físicas de la empresa
d) el detalle de todas aquellas acciones que puedan hacer variar el stock de un producto y que no sea necesariamente una compra o una venta: roturas, vencimientos, fraccionamientos, robos, pérdidas, etc.

Ahora se ve claramente que no puede llevar stock si se utiliza solamente un módulo de ventas de un sistema.
Además debe realizarse permanentemente, de lo contrario no pueden establecerse mecanismos de control. ¿Cuáles son estos mecanismos? Pues la comparación del recuento físico con la cantidad “teórica” que reporta el sistema en un momento dado.
Para este tipo de controles es fundamental que el sistema brinde la información del stock a una fecha determinada. De esta forma se puede hacer un día un recuento físico y emitir el listado del stock de ese día y continuar con el movimiento diario.
Si lo que se desea es minimizar la posibilidad del hurto por parte de los mismos empleados, el solo hecho de implementar un sistema actúa como “disuasor”, de la misma forma que un vigilante o una cámara lo hace en las góndolas. La persona se siente de alguna forma controlada. Y se sabe que si los controles son solamente manuales la posibilidad de detección de faltantes es muy baja. Para esto también sirve el “mito psicológico” que los sistemas son perfectos y controlan todo. Sabemos que esto no es cierto, el sistema será tan bueno como lo hayan desarrollado sus creadores obviamente.
Cuando la variedad de mercadería es muy grande y no tenemos los recursos para hacer un control exhaustivo de todos los artículos se puede implementar un control selectivo de stock. ¿Cómo es esto? Se toman determinados artículos, pueden ser los de mas valor y se realiza el control solamente de estos. Lo importante es que nadie debe saber cuáles son los productos que están bajo control.

Continuará

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva (de Stephen R. Covey) Parte II

En la edición anterior vimos los dos primeros hábitos y en el próximo finalizaremos con los tres restantes de este libro con los consejos más importantes para aprender a administrar mejor nuestro tiempo y mejorar el rendimiento laboral en todas las profesiones.
Los siete hábitos de las personas altamente efectivas materializan muchos de los principios fundamentales de la efectividad humana. Esos hábitos son básicos y primarios. Antes de que podamos comprenderlos realmente, tenemos que entender nuestros propios paradigmas y saber cómo realizar un cambio de paradigma.


Tercer hábito: Establecer primero lo primero
El tercer habito es el fruto personal, la realización práctica del primero y el segundo. EI primer habito nos indica que somos responsables de nuestra conducta y de lo que nos suceda. El segundo, es la creación primera o mental, la capacidad de visualizar lo que queremos hacer. El tercer hábito, en tanto, es la segunda creación, la creación física.
Es la puesta en práctica de lo que queremos hacer. la administración efectiva consiste en empezar por lo primero. Mientras que el liderazgo decide qué es lo primero, la administración es puesta en práctica, es disciplina. Es hacer primero lo primero. Es necesario separar lo urgente y lo importante, según lo que surge de este cuadro:  

URGENTE E IMPORTANTE                      N0 URGENTE IMPORTANTE

                               I                                                                             II

Actividades                                          Actividades

Crisis                                                   Construir relaciones

Problemas apremiantes                         Reconocer nuevas oportunidades

Proyectos cuyas fechas vencen             Planificación, recreación

  URGENTE Y NO IMPORTANTE    NO URGENTE Y NO IMPORTANTE

                               III                                                                          IV

Actividades                                          Actividades

Interrupciones, algunas llamadas                       Trivialidades, ajetreo inútil

Correo, algunos informes                                   Algunas cartas

Algunas reuniones                                           Algunas llamadas telefónicas

Cuestiones inmediatas, acuciantes                    Pérdidas de tiempo

Como surge del cuadro, lo ideal sería fijar el orden de prioridades I/II/III/IV. Sin embargo, la mayoría de la gente opta por fijar una prioridad I/III/IV/II.

Cuarto hábito: Pensar en ganar/ganar
Ganar/ganar no es una técnica; es una filosofía total de la interacción humana. De hecho, es uno de los seis paradigmas de esa interacción. Los paradigmas alternativos son gano / pierdes, pierdo / ganas, pierdo / pierdes, gano y ganar/ganar o no hay trato.
Ganar/ganar significa que todas las partes se sienten bien por la decisión que se tome, y se comprometen con el plan de acción.
Es el único modelo posible en una organización que quiera crecer y superarse.
Otra alternativa muy constructiva, pero muy poco utilizada en la realidad, es la posibilidad de que dos personas desistan de trabajar en un plan común al comprender que sus fines no son los mismos. Se trata de la relación ganar/ganar o no hay trato. Por ejemplo, si en una entrevista laboral, el empleador o el empleado, o ambos, comprenden que la relación no será mutuamente favorable, es conveniente dejar todo a un lado, y sincerarse. En una realidad interdependiente, como lo es una empresa, cualquier cosa inferior a ganar/ganar es un pobre intento que afectará la relación a largo plazo. La relación ganar/ganar debe estar apoyada en acuerdos, que tienen que abarcar cinco puntos:
1 RESULTADOS DESEADOS (y no métodos ). ldentificar lo que hay  que hacer y cuando.
2 DIRECTRICES. Especificar los parámetros (principios, políticas, etc.) que enmarcan los resultados que se deben alcanzar.
3 RECURSOS. Identificar el apoyo humano económico, técnico u organizaciones con el que se puede contar para que ayude a alcanzar los resultados.
4 RENDICIÓN DE CUENTAS. Establecer las normas de rendimiento y el momento de la evaluación.
5 CONSECUENCIAS. Especificar lo bueno y lo malo que sucede y sucederá como resultado de la evaluación.
(Continúa en el próximo número)

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Novedades Cosmos IT

CD con demos de los productos Cosmos IT: se ha creado un CD con las versiones en demostración de los sistemas informáticos desarrollados y representados por Cosmos IT. Si lo desea puede solicitarlo sin cargo con solo enviar un mail con los datos de su empresa y por correo le será enviado.

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Sitios y páginas Web como promoción a bajo costo

Hoy se ha puesto de moda el "www" o el "punto com" en una gran cantidad de productos y programas televisivos, agregando estos términos también a nuestra jerga diaria de comunicación.

Más allá de la historia de Internet, creo que estas palabras se hicieron noticia cuando en los medios se difundió la venta de portales de Internet en millones de dólares, y la cotización de otros en miles o millones también. Entonces, todos les prestamos atención.

Es cierto también que mucha publicidad se le da a la formación de parejas en Internet, que sin ir más lejos, en mi entorno hay parejas que se formaron a partir de encontrarse en el chat en Internet. Lo que antes creí solo ver en las revistas o en televisión, ya es cotidiano...

Ahora bien, ¿qué provecho podemos sacarle en nuestra empresa y cómo les ha ido a otros? (en los negocios, ya que no me atrevo a opinar sobre las parejas). Una de las formas de aprovechar Internet es mostrando lo que hacemos (nuestros productos y/o servicios) en un sitio web, que es pasear al visitante por nuestra empresa a través de la computadora, y que nuestro sitio tenga preferiblemente el dominio propio de nuestra empresa (dominio es el nombre que nos asignan para utilizarlo en Internet, por ejemplo www.sudominio.com.ar) y utilizar las cuentas de correo electrónico que utilizamos habitualmente también con dominio propio (jorgito@sudominio.com.ar) para darle valor a nuestro nombre. Tener dominio propio en Internet es como tener nuestra línea telefónica y que el número sea nuestro. Si nos cambiamos de empresa, nos trasladamos con nuestro número. Aclaro que el dominio en Argentina lo tramita y administra el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.

Con solo hacer esto, es como dejar la vidriera lista para que entren los clientes, pero falta todavía abrir la puerta. Para esto, su sitio web debe colocarse en los motores de búsqueda o buscadores (yahoo, altavista, google) para que los navegantes que busquen los temas relacionados con su empresa puedan llegar a su sitio. A esto se le puede ayudar con clasificados en Internet, que son gratuitos, pero deben ser repuestos periódicamente para tener resultados, como cualquier publicidad.

Además, su sitio debe ser renovado y actualizado, para que quienes lo visiten habitualmente tengan información nueva para ver.

Todo esto, y algunos temas que estoy dejando de lado, sirve para aclarar que vale tanto un sitio web con excelente información y diseño como el que esté bien mantenido y actualizado. No sirve hacer un excelente sitio y dejarlo igual siempre, sin promocionarlo, sin cambiarlo, sin ver las estadísticas de visitas, etc. Recuerde cuando le ofrezcan el diseño y desarrollo de un sitio web, que requiere no solamente de diseño, sino también de un lugar para alojarlo (hosting), registrar el nombre, promocionarlo, etc.

Los sitios son dinámicos, se pueden ir retocando aquellas partes que no nos terminan de gustar, cambiar información, agregar componentes y todo lo que creamos sea necesario hacer.

Con un sitio web tradicional, mostrando sus productos y colocándolo en los buscadores, un cliente, “El Fortín Maderas” (www.elfortinmaderas.com.ar) que publicó su sitio web en noviembre del pasado año, ha recibido pedido de cotizaciones desde Israel y Japón, ¡sin siquiera estar todavía el sitio traducido al inglés!

La inversión para un sitio web tradicional puede rondar los $ 75 mensuales incluyendo la confección, mantenimiento, hosting (alojamiento) de la web y sus correos electrónicos. Una inversión que se amortiza con muy poco.

En el próximo newsletter hablaremos de registros de dominio para su empresa y el ahorro de gasto en las comunicaciones utilizando Internet.

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Para reflexionar

La caja de ahorro que no miramos

Juan se encontró en la calle con un conocido y lo saludó:

- Hola, ¿Cómo estás??

La respuesta fue:

- Mal, todo mal ¿Cómo querés que esté con toda esta historia del corralito y demás?

Juan reflexionó y luego preguntó:

- ¿Con quién desayunaste hoy?

- Con mis hijos.

- ¿Y después ?

- ¿Después qué?, Después fui a la oficina.

- ¿Anoche cenaste antes de dormir?

- Claro que cené. No iba a ir a la cama con el estómago vacío, ¿no?

- ¿Y dónde dormiste?

- En mi casa, en mi cama.

- ¿Y con quién?

- ¿Con quién iba a ser? ¡Con mi mujer, por supuesto!! ¿Qué es todo este interrogatorio?

- Nada, nada. Dejame recordar: o sea que cenaste, dormiste en tu cama, junto con tu mujer, desayunaste con tus hijos, fuiste a tu trabajo. ¿Y todo, todo está mal, che? ¿Todo mal?

Este diálogo real muestra la dimensión que cobraron en nuestra vida palabras como corralito, dólar, transferencia, caja de ahorro, plazo fijo y tipo de cambio. Ocupan todos los espacios, están en sueños, planes y pesadillas; hoy y aquí es imposible hablar sin mencionarlas. Y en ese fárrago se perdió, se postergó o se olvidó un instrumento esencial para la calidad de nuestra vida: la “caja de ahorro afectivo”.

Esta cuenta no se abre en ningún banco y tiene la ventaja de que no puede ser incautada ni confiscada.   Una cuenta de ahorro afectivo es la que tiene como titulares únicos e irremplazables a aquellas personas que conforman y construyen un vínculo de tipo emocional (una pareja, padres e hijos, amigos).

Los titulares depositan en ella su capital de afecto, cariño y amor, y se comprometen a destinar ese monto a una finalidad común.

Esa finalidad puede ser la construcción de puentes de confianza, o la creación de un espacio de intimidad, o la preservación de la armonía, o el impulso para el desarrollo mutuo y acompañado de las mejores potencialidades de cada uno, o el tejido de tramas de seguridad psicológica, o la aceptación y la unión desde la diversidad, o el crecimiento espiritual compartido, o el aprendizaje vivencial y mancomunado del respeto.

En fin, hay tantas posibilidades como hay tantas personas que construyen, sostienen y alimentan sus vínculos. Hay, además, vínculos indirectos o de segundo grado, como los que me relacionan con mis socios, compañeros, vecinos, conciudadanos, compatriotas, congéneres. Tanto unos como otros, por diferentes motivos, son esenciales para la conservación y mejoramiento de la existencia humana. En realidad, buena parte del sentido y de la trascendencia de la vida se asienta en ese tejido vincular. Por lo tanto, el cuidado, la profundidad y la dedicación que brindemos a esta trama de relaciones en las que estamos integrados tiene incidencia directa en los fondos que atesoran nuestras cajas de ahorro afectivo.

Quizás hemos quedado demasiado atrapados en el corralito de la economía monetaria a expensas de la economía afectiva y emocional.   En la obra Calígula, de Albert Camus (y que Imanol Arias protagonizó hace pocos años en Buenos Aires), el emperador dice a sus secuaces: " Si lo más importante es el dinero, entonces lo más importante no es la vida. Así que dejémonos de hipocresía, vamos por el dinero sin respetar la vida".

Si lo más importante que cada uno de nosotros tiene está en las cajas de ahorro y en los plazos fijos efectivos, es probable que nuestras cajas de ahorro afectivo se estén vaciando  silenciosamente.

No me parece ni ingenuo ni secundario apelar en estos días a las cajas de ahorro afectivo, a reforzar los lazos sentimentales, a confiar y acudir a las redes emocionales en las que estamos involucrados. Con pareja, hijos, padres, amigos y con todos los afectos que nos unen con ellos, tenemos la opción de crear otros temas de conversación, otras perspectivas de la vida y nuevos proyectos existenciales. Para algunos de ellos, tal vez sea necesario el dinero, pero no sólo el dinero.

Si creyésemos que la vida pasa principalmente por el dinero, qué nos diferenciaría de quienes nos lo roban? Tiene que haber algo más.

Revisemos nuestras cajas de ahorro afectivo. Y pongamos nuestro interés allí.

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Un poco de humor

En los tiempos antiguos, un caballero se va a las cruzadas y se despide de sus familiares, amigos, etc... diciéndoles:

- Como vuestras mercedes saben, me voy a luchar a Tierra Santa para mayor gloria de la cristiandad, y es muy posible que no vuelva.

Esta es la llave del cinturón de castidad de mi esposa; si pasaren 10 años sin que supiereis nada de mi, tened la merced de dársela.

El caballero sale del castillo en su blanco corcel y apenas ha cruzado la puerta del castillo, un sirviente sale corriendo y le grita:

- Don Álvaro, noble señor, gracias a Dios que le he alcanzado!, nos ha dado la llave equivocada!!

(Fuente: www.humormdq.com)

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