| INDICE |
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Editorial
Implementaciòn de un sistema informático (Parte III)
Los siete hábitos de la gente altamente efectiva (Parte I)
Novedades
Cosmos IT
Internet
de banda ancha
Para reflexionar
Un
poco de humor |
| Editorial |
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En momentos de crisis como la actual,
la necesidad de información de la gente aumenta considerablemente.
En este contexto me resulta llamativa
la forma en que se ha integrado Internet como fuente de información
para uso general. Recuerdo crisis previas como la de la hiperinflación
de fines de los 80 y comienzos de los 90, en que nos informábamos
mediante la radio, la prensa gráfica o la televisión. Hoy en día
es notable la manera en que se ha insertado internet como un medio
(o tal vez “el” medio) de información junto con los
ya tradicionales.
¿A quién no le llegó un comentario
como: “Te llegó el e-mail en el que habla de fulano”?
O se invita a participar de alguna acción “a favor de”
o “en contra de”.
Incluso se percibe un canal de
información “under” que se transmite de persona a persona
por correo electrónico y que no siempre se ve reflejado en los
medios masivos de comunicación, pero que muchas veces éstos se
hacen eco de esta información.
Pero cuidado! Tampoco es cuestión
de creer o retransmitir todo aquello que nos es enviado en un
mail o que leamos en un sitio web.
Un mensaje de correo electrónico
muchas veces es impreso para que puedan leerlo personas que no
están en contacto directo con la PC. Gente que lleva el mensaje
impreso a la casa para compartirlo con su esposa o esposo, sus
hijos, padres o abuelos.
En Argentina ya hemos superado
ya los tres millones de usuarios de internet. Y una de las características
que distinguen a esta forma de comunicarse es que es bidireccional,
uno no es un receptor pasivo de la información sino que puede
responder, opinar, compartir la información.
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| Implementaciòn
de un sistema informático (Parte III) |
| En las entregas previas comentamos algunos parámetros
a tener en cuenta al momento de seleccionar un sistema de aplicación.
Ahora asumimos que ya hemos adquirido un nuevo sistema (sea estándar
o a medida), este está ya instalado y que estamos en una empresa
del tipo comercial con compra-venta de mercaderías o servicios.
¿Por donde empezamos?
Para que un sistema comience a funcionar primero hay que proveerle
la información básica necesaria.
Si se está pasando de un sistema viejo a uno nuevo, es posible
que cierta información pueda ser copiada de uno a otro. A esto
se le denomina “migración de datos”. Para ello es necesario
hacer un análisis del formato de los archivos de ambos sistemas
y si hay compatibilidad entre ambos, con los procesos adecuados
podrá migrar la información de un sistema a otro.
Podemos indicar el siguiente orden:
1) Plan de cuentas contable: todo buen sistema de gestión debe
tener como base un plan de cuentas bien diseñado por un profesional
en ciencias económicas. En muchas opciones del sistema se nos
pedirán números de cuenta y es mejor tenerlas previamente ingresadas.
2) Rubros o departamentos para agrupar la mercadería: cuando necesite
listados de ventas o precios será mejor que estén agrupados u
ordenados según algún criterio. A menudo cada rubro va asociado
a una cuenta contable distinta (por eso es que primero debe tener
en claro el plan contable).
3) Proveedores: siga un criterio único en cuanto a la forma de
ingresar el nombre de un proveedor (esto vale también para los
clientes). Lo mejor es tomar siempre la razón social y si es un
nombre propio ingresarlo siempre primero el apellido y luego el
nombre. Si el sistema lo permite ingresar en forma separada los
nombres de fantasía que es como se los suele conocer mas comúnmente.
Tampoco pase por alto el correcto ingreso de los datos fiscales
como el número de CUIT y de ingresos brutos si corresponde así
evita cometer errores formales en la registración de la documentación
de compras. Ya que está ingresando la información es mejor aprovechar
para ingresarla toda y no parcialmente. Si tiene otros datos como
teléfono y dirección electrónica aproveche e ingréselos. De esta
forma su sistema irá cumpliendo con su función de brindarle la
información cuando la necesite.
4) Ahora que tenemos los rubros y los proveedores continuamos
con la mercadería: Si va a consultar la mercaderías por orden
alfabético, debe haber un criterio para escribir el nombre de
un producto. Es recomendable que todos los nombres comiencen con
el tipo de mercadería (gaseosa, galleta, helado, aceite, etc.)
luego la marca y por último el tipo de envase y la presentación
(botella x litro, paq. x unid., caja x 10 unid.,), de esta manera
en la consulta alfabética todos los productos de un mismo tipo
aparecerán juntos y evitará pérdidas de tiempo con búsquedas en
la pantalla.
Si tiene puntos de venta con lectores de código de barra, ingrese
como código el que trae cada producto. Tal vez resulte largo para
ingresarlo manualmente pero simplifica la automatización de la
venta y el control de stock.
Cuando el sistema le pida el rubro y el proveedor no habrá problemas
ya que en esta etapa esos datos ya estarán registrados.
En cuanto al precio, si se ingresan junto con la mercadería seguramente
ya lo habrá ingresado. Lo que es conveniente es, de ser posible
y aprovechando que estarán a mano las facturas de compra de los
proveedores, ingresar los precios de costo de cada producto.
5) Luego continuamos con los vendedores, si tenemos zonas y/o
categorías de clientes.
6) Ahora estamos listos para ingresar la información de clientes.
Las recomendaciones son las mismas que para el ingreso de proveedores.
7) Como ya prácticamente hemos terminado con el ingreso de datos
y estamos conociendo todas las posibilidades que nos brinda nuestro
sistema debemos determinar quiénes serán los operadores del mismo
y sobre qué área del sistema tendrán responsabilidad. Suelen definirse
tres niveles de seguridad: uno para el operador a cargo de registrar
documentación, otro para un nivel administrativo que tiene acceso
a modificar cierta información pero no ciertos datos críticos
y parámetros de configuración y por último un nivel supervisor
que tiene acceso a todo el sistema.
(Continuará)
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| Los 7 hábitos de la gente altamente
efectiva (de Stephen R. Covey) |
|
En esta edición y las dos siguientes publicaremos
un resumen de este libro con los consejos más importantes para
aprender a administrar mejor nuestro tiempo y mejorar el rendimiento
laboral en todas las profesiones.
Los siete hábitos de las personas altamente efectivas
materializan muchos de los principios fundamentales de la efectividad
humana. Esos hábitos son básicos y primarios. Antes de que podamos
comprenderlos realmente, tenemos que entender nuestros propios
paradigmas y saber cómo realizar un cambio de paradigma.
Un paradigma, en general, es el modo en que "vemos"
el mundo, no en los términos de nuestro sentido de la vista, sino
como percepción, comprensión e interpretación.
Todos tenemos muchos paradigmas en la cabeza, sobre
cómo son las cosas y cómo deberían ser. Con ellos interpretamos
todo lo que experimentamos. Pocas veces cuestionamos su exactitud,
y por lo general, ni siquiera tenernos conciencia de que existen.
Estos supuestos dan origen a nuestras actitudes
y a nuestra conducta.
El poder del cambio de paradigma es asombroso.
Los paradigmas son inseparables del carácter. Ser
es ver en la dimensión humana. Y lo que vemos está intimamente
relacionado con lo que somos. Por lo tanto, no podernos llegar
muy lejos en la modificación de nuestro modo de ver sin cambiar
simultáneamente nuestro ser, y viceversa.
La ética del carácter se basa en la idea fundamental
de que existen principios que gobiernan la efectividad humana,
leyes tan reales como las físicas. Pero únicamente cuando estos
principios se internalizan como hábitos, otorgan el poder de crear
una amplia variedad de prácticas para abordar diferentes situaciones.
Primer hábito: ser
proactivo
No significa sólo tomar la iniciativa. Significa
que, como seres humanos, somos responsables de nuestras propias
vidas. Nuestra conducta es una función de nuestras decisiones,
no de nuestras condiciones. Tenemos la iniciativa y la responsabilidad
de hacer que las cosas sucedan. Al examinar la palabra responsabilidad,
vemos que hay dos términos que se mezclan: responder y habilidad.
0 sea que ser responsable es tener la habilidad para elegir la
respuesta. Las personas muy proactivas conocen bien este tipo
de responsabilidad. No dicen que su conducta es la consecuencia
de las circunstancias. Su conducta es producto de su propia elección
consciente; se basa en valores, y no está fundada en sentimientos.
La conducta proactiva se opone a la reactiva. Según la conducta
reactiva, a cada situación (coyunturas del mercado o problemas
en la empresa), existe una respuesta, que no puede ser modificada.
Quien actúa de una forma proactiva, por el contrario, analiza
en cada caso la respuesta adecuada.
Sin embargo, es necesario aclarar que las personas
proactivas, quienes tornan la iniciativa, deben hacerlo en aquellos
aspectos que puedan cambiar. Mucha gente "gasta" su
energía preocupándose por cosas que no puede cambiar (la macroeconomía,
las condiciones generales del mercado, etc). En estos pensamientos
se les va la vida. En cambio, quien actúa con mentalidad proactiva
se pregunta:
¿Cómo puedo mejorar mi rendimiento personal?
¿Cómo puedo ser más creativo con los mismos recursos?,
etc. Sabe identificar el círculo de cosas sobre las cuales actuar,
y actúa
Segundo hábito: empezar
con un fin en mente
Empezar con un fin en mente significa
comenzar con una clara comprensión de nuestro destino. Significa
saber adónde se está yendo, de modo que se pueda comprender mejor
dónde se está, y dar siempre los pasos adecuados en la dirección
correcta.
El hábito de empezar con un fin en mente se basa
en el principio según el cual, todas las cosas se crean dos veces:
primero en la mente, y luego en la práctica. Lo importante es
que la primera creación de algo, la mental, abarque todos los
aspectos, para que la creación fisica sea lo menos problemática
posible.
Si consideramos el caso de una empresa, es necesano
pensar cuál será el producto o servicio a ofrecer, si hay mercado,
cuál será nuestro personal, cómo vamos a hacer la distribución,
quién y cómo va a manejar las finanzas, etc.
Lo importante de destacar aquí es que el grado con
que uno empiece con un fin en mente determina a menudo si se puede
o no crear una empresa de éxito. La mayor parte de los fracasos
empresariales comienzan con la primera creación, con una mala
comprensión del mercado, o la falta de un plan, por ejemplo.
El segundo hábito se basa en principios de liderazgo
personal, lo que significa que el liderazgo es la primera creación.
El liderazgo se pregunta: “¿Cuáles son las cosas que quiero
realizar?”, mientras que la administración, que es la segunda
creación, apunta a responder la pregunta “¿Cómo puedo hacer
mejor ciertas cosas?”
En palabras de Peter Drucker y Warren Bennis: "Administrar
es hacer las cosas bien; liderar es hacer las cosas correctas"
.
La administración busca la eficiencia en el ascenso por la escalera
del éxito; el liderazgo determina si la escalera está o no apoyada
en el lugar correcto.
(Continúa
en el próximo número)
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| Novedades
Cosmos IT |
|
Rediseño de nuestro sitio web:
Se
añadió una nueva versión desarrollada con tecnología flash con
animación y sonido.
Cuando
ingrese puede elegir entre la versión tradicional que también
fue rediseñada y la animada.
Dentro
del sitio encontrará mas versiones de demostración totalmente
operativas de sistemas de aplicación para que pueda bajarlas y
probarlas usted mismo.
Sistema
Cosmos Delivery:
un
nuevo sistema se ha añadido a la familia de productos Cosmos IT.
Se
trata de una aplicación especialmente desarrollado para el seguimiento
de ventas telefónicas de productos con entrega a domicilio tales
como delivery de comidas o entrega de gas licuado.
Entre
otras tareas efectúa un control del ciclo del pedido, mantiene
actualizada la base de datos de clientes,
tiene
funciones de CRM y brinda información estadística que nos permiten
evaluar la efectividad en la tarea de venta y atención al cliente.
CD
con demos de los productos Cosmos IT:
se
ha creado un CD con las versiones en demostración de los sistemas
informáticos desarrollados y representados por Cosmos IT.
Si
lo desea puede solicitarlo sin cargo con solo enviar un mail con
los datos de su empresa y por correo le será enviado.
Promoción
sistema Gasolina:
se
lanzó una promoción especial válida hasta el 31 de marzo de 2002
para estaciones de servicio del área Córdoba capital.
Por
sólo 12 cuotas mensuales de $99,90 usted obtiene el sistema mas
un año de abono de mantenimiento y actualización.
Promoción
sistema Cosmos Sócrates de Gestión Educativa:
al
igual que la anterior, se lanzó una promoción especial válida
hasta el 31 de marzo de 2002 para establecimientos educativos
del área Córdoba capital.
Por
sólo 12 cuotas mensuales de $99,90 usted obtiene el sistema mas
un año de abono de mantenimiento y actualización.
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| Internet
de banda ancha |
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Esto de haber instalado ADSL en la oficina es terrible.
¡Qué rápido se acostumbra uno! Nos vamos dando cuenta de cuanto
nos limitaba el hecho de tener los “minutos contados”
con el costo del acceso telefónico tradicional (dial up) y su
baja velocidad. Pero tener una conexión de internet banda ancha
compartida entre las computadoras de la oficina es excepcional.
Enviar y recibir e-mail instantáneamente, tener acceso a diarios,
revistas, cursos, el estado del tiempo, las radios, utilizar la
mensajería instantánea, hablar e incluso verse con otra persona.
Creo que por primera vez siento que internet se
ha integrado a mi vida profesional. Cuando necesito algún tipo
de información lo primero que me viene a la mente es “Veamos
si esta en internet”... y hasta ahora todo lo que he buscado
lo he encontrado. Es más, casi siempre el problema es que encuentro
mas de lo que busco. Pienso... ¿cuánto tiempo pasará hasta que esto sea algo común
para toda la gente?
Soy consciente de que nuestras necesidades y prioridades
hoy están muy lejos de ser estas, pero me considero una persona optimista y sueño
que pronto podremos compartir tiempo con aquellos que queremos
ya sea personalmente mates de por medio o a través de una pantalla.
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| Para
reflexionar |
Desde el instante que quieras
a una mujer dejarás de saber cual es el color de sus ojos. (Maffré
de Beaugé)
No olvides nunca que el
primer beso no se da con la boca, sinó con los ojos. (Bernhardt)
El mejor fuego no es el
que arde más rápidamente. (George Eliot)
Cuando se aproximan dos
bocas consagras por el amor es imposible que por encima de este
beso inefable no se produzca un estremecimiento en el inmenso
misterio de las estrellas. (Víctor Hugo)
El amor es semejante a un
árbol: se inclina por su propio peso, arraiga profundamente en
todo nuestro ser y a veces sigue verdeciendo en la ruinas de un
corazón. (Víctor Hugo)
Los enamorados no ven en
todo el mundo más que a sí mismos; pero se olvidan de que el mundo
los ve. (A. von Platen)
Te amo para amarte y no
para ser amado, puesto que nada me place tanto como verte feliz.
(George Sand)
No hay nada más interesante
que la conversación de dos amantes en un profundo silencio. (Achille
Tournier)
La raiz de todas la pasiones
es el amor. De él nace la tristeza, el gozo, la alegria y la desesperación.
(Lope de Vega)
(Fuente: www.humormdq.com
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| Un
poco de humor |
|
Loro maleducado
Ricardo recibió un loro por su cumpleaños; ya era un loro adulto, con una muy mala actitud y vocabulario.
Cada palabra que decía estaba adornada por
alguna palabrota, así como siempre, de muy mal genio.
Ricardo trató, desde el primer día, de corregir
la actitud del loro, diciéndole palabras bondadosas y con mucha
educación, le ponía música suave y siempre lo trataba con mucho
cariño.
Llego un día en que Ricardo perdió la paciencia y gritó al loro,
el cual se puso más grosero aún, hasta que en un momento de desesperación,
Ricardo puso al loro en el congelador.
Por un par de minutos aún pudo escuchar los
gritos del loro y el revuelo que causaba en el compartimento,
hasta que de pronto, todo fue silencio.
Luego de un rato, Ricardo arrepentido y temeroso
de haber matado al loro, rápidamente abrió la puerta del congelador.
El loro salió y con mucha calma dio un paso
al hombro de Ricardo y dijo:
- Siento mucho haberte ofendido con mi lenguaje
y actitud, te pido me disculpes y te prometo que en el futuro
vigilaré mucho mi comportamiento".
Ricardo estaba muy sorprendido del tremendo
cambio en la actitud del loro y estaba a punto de preguntarle
qué es lo que lo había hecho cambiar de esa manera, cuando el
loro continuó:
- ¿te puedo preguntar una cosa?...
- Si.. como no!!, contesto Ricardo
- ¿Qué fue lo que hizo el pollo?
(Fuente: www.humormdq.com)
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